Beleidsplan 2025 Stichting Haarlemmer Kweektuin

Doelstelling en werkwijze

De Stichting Haarlemmer Kweektuin stelt zich ten doel de Kweektuin aan de Kleverlaan in Haarlem Noord te laten uitgroeien tot een evenwichtig en duurzaam stadspark met functies voor recreatie, ontmoeting, informatie en educatie op het gebied van milieu, ecologie en duurzaamheid.

De Stichting tracht dit doel te bereiken door ondersteuning te bieden aan de circa 50 tot 100 vaste en incidentele vrijwilligers voor met name het ecologisch ontwikkelen en onderhouden van het terrein, de communicatie intern en extern, het organiseren van projecten en evenementen die passen in de doelstelling, het in stand houden van de recreatiefunctie van de Kweektuin en het werven en behouden van voldoende vrijwilligers en van fondsen.
De Stichting werkt hiervoor samen met bewoners van de omringende stadswijken, bezoekers van de Kweektuin, de Gemeente Haarlem, betrokken bedrijven, scholen en instellingen. We doen dat o.a. door het bieden van recreatiemogelijkheden ook voor kinderen (natuurspeelplaats Paddenpoel), het geven van voorlichting, het verzorgen van educatieve bijeenkomsten en het organiseren van op ecologie, duurzaamheid en circulariteit gerichte evenementen in de Kweektuin. De Stichting benadert ook actief individuele donateurs (incidenteel of structureel), sponsors en fondsen om de uitvoering van de werkzaamheden financieel mogelijk te (blijven) maken.
Hieronder een uitwerking van bovenstaande op de vier pijlers van ons strategieplan voor komend jaar en de jaren daarna.

  1  De Stichting als verbinder

De Haarlemmer Kweektuin is het resultaat van een burgerinitiatief vanuit omliggende buurten in Haarlem Noord. Hiertoe is in 2016 een samenwerkingsovereenkomst gesloten tussen de gemeente als eigenaar van de grond en de meeste opstallen en de overkoepelende Stichting (zie de huidige overeenkomst in de bijlage). Partijen streven naar een nieuwe samenwerkingsovereenkomst in 2026 op te stellen in samenspraak met alle betrokkenen: omwonenden, bezoekers, ondernemers, onze eigen vrijwilligers, NME Haarlem en de gemeente. De stichting neemt hierin als verbinder tussen alle betrokken partijen de regie met de in 2023/2024 herijkte strategie als leidraad.
Tegelijkertijd werkt de Stichting met partijen verder aan beheer en ontwikkeling van het terrein. Belangrijke doelen voor 2025 zijn: het maken en realiseren van een gezamenlijk compostplan, ontwikkeling van het vroegere Arboretum, de ontwikkeling van het centrale Plein als voorbeeld voor klimaatadaptatie en ecologisch beheer en de start van de verbouw (door de gemeente) van het kantoor van NME Haarlem als informatie- en inspiratiecentrum op het gebied van natuur, milieu, duurzaamheid en klimaat voor alle Haarlemmers. We zoeken naar horizontale samenwerkingsvormen tussen betrokken partijen.

  2   De Stichting als vertegenwoordiger van de belangen van bezoekers en vrijwilligers

De Kweektuin beoogt een stadspark te zijn voor alle Haarlemmers. De Stichting wil zich meer dan in het verleden profileren als vertegenwoordiger van de bezoekers. In een hybride organisatie met veel verschillende partijen delft vaak de blik en het belang van de bezoeker het onderspit ten opzichte van georganiseerde belangen van andere –deels professionele- betrokkenen. Door communicatie, onderzoek en ontwikkeling van nieuwe participatievormen wil de Stichting de stem van de bezoekers de komende jaren versterken.
Ook de vele vrijwilligers verdienen een eigen stem. Zij willen efficiënt en met plezier hun werk doen om bij te dragen aan de gezamenlijke doelstellingen. Dat varieert van onderhoud en ontwikkeling van het terrein tot het organiseren van activiteiten, het verzorgen van communicatie, fondswerving en het werven en binden van vrijwilligers. Het bestuur van de Stichting (ook vrijwilligers) ondersteunt de vrijwilligers en vertegenwoordigt de organisatie in interne en externe overleggen.

  3   Transparantie en communicatie: de blik naar binnen

Voorwaarden voor de verbindende rol van de Stichting zijn transparantie en goede communicatie. In 2025 willen we verder werken aan het versterken van onze communicatie: overleg, mail, website, app-groepen, de digitale nieuwsbrief met nu ca. 1000 abonnees, sociale media etc. Zo is er een pagina op de website in ontwikkeling waarop we in beeld en verhalen een gezicht geven aan onze vrijwilligers. Deze pagina kan verder groeien als communicatiemiddel voor en van de vrijwilligers om het gemeenschapsgevoel te versterken.
Het mag niet blijven bij eenzijdige communicatie. Vervolgstappen zijn: samenwerken in projectgroepen, versterken van (horizontale) overlegvormen en investeren in technische middelen die de efficiëntie en transparantie van de organisatie bevorderen. Zo werken we aan een app community waarin alle interne betrokkenen, maar op termijn ook extern geïnteresseerden – omwonenden, bezoekers, organisaties, etc. – samenkomen. We gaan vaker actief op zoek naar de inbreng van betrokkenen en geïnteresseerden.

  4   Eigenaarschap en ambassadeurschap: blik naar buiten

Een voorziening als de Haarlemmer Kweektuin als centrum voor duurzame initiatieven verdient het om ingebed te zijn in de lokale samenleving en een duidelijk en aansprekend gezicht te hebben naar de buitenwereld. Door werk- en projectgroepen binnen de stichting en met de samenwerkende partijen te versterken en van een eigen mandaat te voorzien stellen we hen in staat op te treden als ambassadeurs voor de Haarlemmer Kweektuin. Ook als bestuur van de stichting zullen we vaker naar buiten treden om anderen te inspireren en zelf geïnspireerd te worden. Projecten en evenementen, georganiseerd door onze werkgroep evenementen/projecten of samen met andere partijen op en buiten de Kweektuin, geven ook gezicht aan de Haarlemmer Kweektuin naar de buitenwereld. Kortom: de blik kan nu ook meer dan in de ontstaansperiode van de Kweektuin naar buiten!

  5   Financieel beleid

De financiën worden vanuit het bestuur verzorgd door een penningmeester. Deze is verantwoordelijk voor het financieel beleid in overeenstemming met het bestuur. Belangrijk te vermelden is dat aan alle WBTR-vereisten is voldaan en dat wat betreft functiescheiding inkomsten via fondsenwerving en uitgaande geldstromen losgekoppeld zijn. De penningmeester is verantwoordelijk voor het op een verantwoorde manier afhandelen van declaraties en betaling van facturen wat door het Bestuur en de Werkgroep Fondsenwerving geconfirmeerd kan worden met de jaarbegroting en de gerealiseerde donaties, subsidies en overige inkomsten. Daarnaast is de penningmeester verantwoordelijk voor het verantwoorden van hoe subsidies zijn uitgegeven, het initiëren en gereed maken van een jaarbegroting in samenspraak met de werkgroepen en het bestuur en het opstellen van de jaarrekening welke door het Bestuur gecontroleerd en ondertekend wordt.
Als non-profit organisatie hoeft er vanzelfsprekend geen winst te worden gemaakt, maar er zijn wel inkomsten nodig om activiteiten en onderhoud te kunnen financieren. Inkomsten komen vooral uit subsidies van de lokale overheid, instellingen & fondsen en vanuit donaties. Ook worden inkomsten gegenereerd vanuit verkopen & geleverde diensten, maar dit is vrij beperkt.